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及时通OA

网络办公自动化系统使用说明
V3.08企业版

 

关于OA.................................... 4
什么是OA.................................... 4
OA的涵义.................................... 4
OA的用途.................................... 4
OA的发展.................................... 4
为什么要选择及时通OA.................................... 5
便于布署.................................... 5
节约成本.................................... 5
使用简单.................................... 5
功能齐全.................................... 5
性价比高.................................... 5
OA使用.................................... 6
系统登录.................................... 6
界面设置.................................... 8
组织结构设置.................................... 9
单位管理.................................... 9
部门管理.................................... 9
用户管理.................................... 10
角色与权限管理.................................... 11
电子邮箱.................................... 12
内部邮件.................................... 12
Internet邮件.................................... 14
短消息....................................15
内部短信.................................... 15
我的办公桌.................................... 17
通讯薄.................................... 17
个人文件柜.................................... 17
个人设置.................................... 18
公共事务.................................... 22
公告通知.................................... 22
新闻管理.................................... 23
投票.................................... 23
日程安排.................................... 24
工作日志.................................... 26
工作计划.................................... 27
办公用品管理.................................... 28
固定资产.................................... 29
图书管理.................................... 30
资源申请与管理.................................... 31
会议申请与管理.................................... 31
车辆申请与管理.................................... 32
公共通讯薄.................................... 33
组织结构信息.................................... 33
信息交流.................................... 35
讨论区.................................... 35
网络会议.................................... 35
聊天室.................................... 35
公共文件柜.................................... 36
网络硬盘.................................... 36
图片浏览.................................... 36
系统管理.................................... 37
公共事务设置.................................... 37
交流设置.................................... 38
短信提醒设置.................................... 39
界面设置.................................... 39
菜单设置.................................... 40
自定义字段设置.................................... 41
系统代码设置.................................... 41
数据库备份.................................... 42
系统日志管理.................................... 42
系统资源管理.................................... 42
系统访问控制.................................... 42
系统安全设置.................................... 43
人力资源.................................... 43
人事档案.................................... 43
考勤管理.................................... 44
劳资管理.................................... 45
人员考核.................................... 46
销售管理.................................... 49
客户关系.................................... 49
销售管理.................................... 51
供应商.................................... 52
统计分析.................................... 53
基础数据设置.................................... 54
 
关于OA
什么是OA
OA的涵义
OA是OFFICE AUTOMATION的缩写,本意为利用技术的手段提高办公的效率,进而实现办公的自动化处理。采用Internet/Intranet技术,基于工作流的概念,使企业内部人员方便快捷地共享信息,高效地协同工作;改变过去复杂、低效的手工办公方式,实现迅速、全方位的信息采集、信息处理,为企业的管理和决策提供科学的依据。一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。OA从最初的以大规模采用复印机等办公设备为标志的初级阶段,发展到今天的以运用网络和计算机为标志的现阶段,对企业办公方式的改变和效率的提高起到了积极的促进作用。
OA的用途
OA软件解决企业的日常管理规范化、增加企业的可控性、提高企业运转的效率的基本问题,范围涉及日常行政管理、各种事项的审批、办公资源的管理、多人多部门的协同办公、以及各种信息的沟通与传递。可以概括的说,OA软件跨越了生产、销售、财务等具体的业务范畴,更集中关注于企业日常办公的效率和可控性,是企业提高整体运转能力不可缺少的软件工具。
OA的发展
OA发展主要经历了三个阶段:
工具阶段:纸张信息数字化,纯文字、表格处理、文档处理、存储、查询,工具阶段;
MIS阶段:数字信息采集汇总,流程、表单管理,局域共享,C/S结构为主流;
网络协同工作时代:互联网环境,对信息全方位、多角度共享及协同要求,基于智能、门户、管理及业务一体化整合,B/S结构为主流。

为什么要选择及时通OA
便于布署
只需我们的系统维护工程师为您安装在服务器上,然后设置一下企业基本信息,即可在任何一台与服务器相连的计算机上使用。您甚至可以通过VPN(虚拟专用网络)在互联网的任何一个角落里办公,不出家门也能轻松完成公司里的工作。
节约成本
传统办公或单机Office办公都消耗大量的纸张,并且人工传送文档浪费了很多宝贵的时间,大大降低了工作效率。采用及时通OA网络办公系统能够制定工作流,整个文档流转的过程由系统自动完成,各部门只需做好自己的工作,不仅减轻了员工的事务性工作,还可以使员工将更多的精力放在工作本身上。
使用简单
只要会上网就会用及时通OA。及时通OA是基本Web(网页)的网络办公系统,浏览和使用都和互联网站点相同,只要员工有上网的经验使用及时通OA就没有任何问题。所有功能采用树形菜单来进行展示,方便选择和查看。内嵌框架结构设计,使用户只需打开一个页面内即可完成所有操作。
功能齐全
及时通OA网络办公系统包括信息交流、日程安排、邮件收发、工作流转、文件存储、会议管理、车辆管理、通知公告、新闻发布、常用小程序等功能模块,实现了日常工作方方面面的管理。
性价比高
系统除上述功能外,还附带了人事管理、销售管理两个子系统,使您的企业管理更上一次楼。

OA使用
系统登录
在服务器端安装了远洋科技OA以后,在任何一台可以联接到该服务器的机器上打开浏览器,输入系统网址,格式为:http://主机地址(:端口)/(子目录/) [例如:http://192.168.0.1(:9001)/(OA/)],以及时通OA的试用地址为例,输入地址:http://oa.wyww.cn:9008/,输入正确将会看到系统的登录界面:

图:登录界面
输入用户名和密码,输入正确后看到主操作面板,输入错误将会出现错误提示页。
登录失败时,如图:

登录成功时,如图:

无法登录,请按以下步骤进行确认:
1.输入的用户名是否存在,不存在请与管理员联系;
2.密码是否正确,如果忘记密码请与管理员联系。
主面板分为以下几部分:
顶部系统信息栏
 
主要包括站点名称、时间显示、个人控制以及菜单快捷切换。
左侧导航栏
 
系统功能的树形菜单列表,以及人员列表,短信箱,收藏夹等。
右侧桌面
 
桌面是常用功能模块的提示面板。
下部系统状态栏
 
包括在线用户提示、弹出菜单等。
 
界面设置
设置系统的基本信息以及桌面模块的排列。
图:界面设置(修改后点击确定完成保存)
图:桌面模块设置(上方添加新模块,下方可以编辑已有模块)
图:桌面模块编辑

组织结构设置
单位管理

图:单位管理(输入公司信息单击确定完成保存)
部门管理
部门采用树形菜单展示,单击菜单节点来查看该部门的详细信息,在右侧可以修改部门信息,修改完成后点击“保存修改”。
单击上侧的“新建部门/成员单位”添加新的部门。
支持对部门的导入和导出,格式请如下图(文件为CSV):

用户管理
 
图:用户管理
图:添加新用户
图:用户编辑
角色与权限管理

图:角色与权限管理
图:编辑角色权限
电子邮箱
电子邮件分为内部邮件和Internet邮件两部分。
内部邮件
内部邮件是企业内部的邮件通讯,主要包括收件箱、发件箱、已发送邮件箱、废件箱。
 
 
写新邮件
点收件人后的“添加”按钮打开选择人员对话框,选中的人员会出现在收件人列表,选择完毕后,点击“关闭”按钮关闭选择人员对话框。点击“清空”按钮可以删除所有已选择的收件人。
抄送和暗送操作同收件人操作。
填写邮件的主题及内容,如果有附件可以选择从文件柜和网络硬盘或者本地上传。编辑完成后点击“立即发送”即发送给用户,点击保存到“发件箱”可以选择以后再发送。
收件箱
收件箱是用户发送给当前登录用户的所有内部邮件列表。点击相关主题可以查看,选中行可以进行删除、标记为已读、导出等操作。
 
废件箱
删除的文件会进入废件箱,选中后点击恢复、永久删除、导出。
Internet邮件
进入Internet 邮件后先配置邮箱,即输入电子邮箱地址、邮箱的POP3和SMTP地址。
添加完成后会出现邮件帐户列表
点击邮件帐户上的链接,将看到登录界面。点“配置”可以修改邮件帐户的基本信息,点击删除可以删除所选帐户。
在登录页面输入密码后登录,看到邮件管理界面,功能与使用与用户的163等邮箱相同。
短消息
内部短信
内部短信是系统内短消息通讯平台,不仅用户可以用来进行交流,还可以收到系统的各种操作提醒,方便用户处理工作。
发送内部短信
 
添加人员,选中完毕后点击关闭。
填写短信内容,点击“发送”完成。
已接收短信
 
发送的邮件会出现在收件人的“已发送短信”列表中。
已发送短信
 
发送的邮件会出现在发件人的“已发送短信”列表中。
短信查询
 
短信的快速检索页面。通过输入查询条件过滤出满足要求的记录。
图:查询界面
图:查询结果显示页

我的办公桌
通讯薄
通讯薄是个人常用联系人的联络列表,方便用户快速查询。点击左侧的联系人分组或索引能够快速查找符合条件的联系人。
点右侧的“新建联系人”打开“新建联系人”表单,填写联系人相关信息,然后保存。保存后将出现在管理联系人的列表中。
个人文件柜
个人文件柜是个人资料的在线储存,用户可以方便与OA其他用户分享资料。
点击“新建文件”可以上传新文件,点击“新建文件夹”可以创建文件夹。
新建文件会出现在个人文件柜下的列表中,选择相应文件,可以在右侧“新建文件”、“新建子文件夹”、“重命名文件夹”、“删除此文件夹”、“共享文件夹”以及“转移文件夹”。打开“共享文件夹”可以设置共享人员,将备选人员移动到共享人员列表框中,点击保存即完成文件夹的共享。共享的文件夹名称前的图标会变成共享文件夹的图标。

个人设置
个人设置是个人资料及OA使用设置的。在系统右上角的系统便捷操作栏有个人设置快速访问链接。
个人资料
 
个人资料保存用户个人信息,保存修改完成后,可以左侧导航栏的全部人员下选择查看本人或其他人的个人信息。
个性设置
 
个性设置是用户对OA使用的一些个性设置,以适合不同用户对OA的不同需求。
个人网址
 
个人常用网址的快速链接,添加后会出现在右侧导航栏的收藏夹中。
修改密码
 
用户密码的修改,需要先输入原密码然后输入两次新密码才能够修改成功。
自定义桌面
 
桌面模块的显示与排序。用户可以自定义桌面显示的模块个数及排列顺序。
我的帐户
 
我的帐户是帐户信息的显示。
登录别名设置是指用户可以设置另外的用户名做为登录用户名,比如员工张××可以设置用户名为zhangsan为用户名,张××就可以登录时用户名输入zhangsan,然后输入密码来完成登录。
注:登录别名不能与已有用户用户名以登录别名重复。
安全日志
 
对影响系统安全的事件进行日志记录。
自定义用户组
 
自定义用户组里自定义的是用户在选择人员时所罗列的人员列表的组合。用户可以自定义多个组,对应经常需要交流的人员名单。
 
公共事务
公告通知
新建公告
 
填写相关内容,完成后点“保存”可以保存记录,点击“发布”则发布该公告给相关部门、员工。

公告管理
 
”公告通知管理”位于”公共事务”栏目下,用于公告通知的发布与管理。打开链接首先看到的是已发布公告通知的管理页,已发布的公告通知可以浏览与查看。
公告查询
 
录入查询条件,可以查询出符合条件的所有记录列表。

4、公告通知
公告通知的查看在” 我的办公桌”栏目下,用于公告通知的浏览查看。
新发布的消息还会出现在下方的消息提示框中。

新闻管理
新闻管理的使用与公告相同,具体使用请参阅“公告通知”使用说明。
投票
新建投票
 
填写投票的相关信息,填写完毕后点“发布”进行发布。
投票管理
 
新建的投票可以在这里管理,点击“投票项目”可以添加、修改、删除投票项目;点击修改可以修改新建投票时添写的信息,点击“删除”删除已有的投票,点击“立即终止”将终止投票活动。

投票
 
上述设置完成后,系统相关用户即可进行相关投票活动。投票位于“我的办公桌”下,投票完成后可以查看投票结果。
日程安排
日程安排
 
日程安排位于“我的办公桌”下面,用户可以设置自己的日程安排。“新建事务”来添加新的工作事务。
用户可以选择日程表查看方式,分为日列表、周列表、月列表。

2、日常事务
日常事务是对重复性的日常工作进行提醒,可以选按照周、年、月、日来提醒。当事务到达所设定的提醒时间时,会弹出提示框提醒用户去完成事务所描述的工作内容。
图:新建日常事务
图:日常事务管理
3、日程安排查询
日程安排查询功能是对当前用户在所选定时间内的日程安排的查询与统计,并可以将查询结果导出为EXCEL。不选择则列出全部事务。
 
工作日志
1、新建日志
工作日志是OA用户对自己工作进行总结的记事工具。点击“新建日志”添加一篇新日志。选择“个人日志”分类日志将做为私人数据只允许用户本人查看,选择为“工作日志”分类则可以在“公共事务”->“工作日志查询”里面查看。
2、日志查询
添加完毕可以看到最近日志列表及日志查询操作区。输入查询条件,可对日志进行检索查询,查找出符合查询条件的记录列表。
日志安排查询
 
“日志安排查询”位于“公共事务”分类下,先从左侧员工树型菜单中选择要查看的员工,右侧会出现该员工的最近日志列表和日志查询操作页。
工作计划
工作计划类型设置
 
设置工作计划的类型,系统默认设置了六种计划类型,用户可以根据自己的需求添加或删除计划类型。
工作计划管理
 
工作计划的添加、修改、删除,当计划完成后,管理员可以点击“立即终止”终止该计划。
工作计划查询
 
用户可以根据今日、本周、本月来快速查询最近的工作计划,也可以在所有计划查询来录入查询条件进行查询。
办公用品管理
办公用品信息管理
 
办公用品信息管理是办公用品名称的管理。

办公用品登记管理
 
办公用品登录管理是办公用品数量的统计,包括采购、领用、借用、归还、报废。
 
固定资产
首先需要在该模块下的“参数设置”模块中设置相关的参数。“计提折旧方式”可选按年、季、月三种方式折旧,“残值处理方式”可选“残值”或“残值率”。增减处理类型不能修改。
设定固定资产参数,还要设置固定资产的类别。
设定完参数后,就可以进行固定资产的管理,可以新建、修改、减少和查询固定资产,还可以对固定资产进行折旧处理。
新建固定资产时,有些数据与资产折旧相关,建议由财务人员或在财务人员的指导下操作。

图书管理
图书类别定义。用户可以根据自己的需要管理图书的类别。
图书信息录入管理。包括对图书的查询和新建两个功能。

资源申请与管理
资源申请与管理主要是实现对单位内某些有限资源的占用情况进行申请和实时管理。
还有针对该资源设定用户权限和角色权限,并且对该资源管理设置一个或者多个管理员。用户权限和角色权限是指制定某些人员或者角色具有申请该资源的权限,如果没有此权限,就无法看到该资源。管理员的功能是对已经申请的资源,可以进行否定申请。
用户需要申请某个资源时,点击该资源名称,进入申请界面,按照时间进行点选,并点击提交。提交后,管理员可以将他人申请的时间段撤销。
会议申请与管理
会议申请模块可以申请会议,并将自己已申请的会议按照待批会议、已准会
议、进行中会议和未准会议分类列出,方便用户查询和管理自己的申请。被批准
的申请具有短信提醒功能。
会议查询模块主要实现用户对于各种状态中的会议进行详细的查询。查询的结果以列表列出。
会议管理模块是会议管理员用来管理所有用户已提交的申请,按照待批会议、已准会议、进行中会议和未准会议分类列出。
会议室设置用来新建和管理会议室的基本信息,用户可以新建、修改和删除
会议室的基本信息,也可查看每个会议室的预定情况。
管理员设置模块主要设定管理会议的管理员,在设定好管理员后,用户申请会议时可以选择向其中一位管理员提交,并等待该管理员的审批结果。
会议纪要主要实现了对已经进行或者已经结束的会议纪要的查看。对于管理员和会议申请者,可以修改会议纪要。
车辆申请与管理
车辆使用申请模块可以申请车辆,并将自己的申请按照待批申请、已准申请、使用中车辆和未准申请分类列出,方便用户查询和管理自己的申请,被批准的申请具有短信提醒功能。车辆申请时,需要选择希望申请的车辆以及选择部门及调度员。提交申请后该申请信息进入“待批申请”,如果申请通过进入“已准申请”,否则进入“未准申请”。在申请批准后,到申请时的开始时间,车辆进入“使用中”状态,在车辆使用结束时,在“使用中车辆”中找到该申请信息,点击“结束”即可。申请车辆时,可以点击“预约情况”查看该车辆的预约状况。
车辆使用查询模块即可按照待批申请、已准申请、使用中车辆和未准申请分类查询,也可按照指定条件查询。
部门审批管理是对申请车辆时,需要提交的部门审批人所能看到的模块,该模块与调度员一样,属于审批功能。如果部门审批不能通过,则审批算作不通过,申请进入“未准申请”。
车辆使用管理模块用来管理所有用户已提交的申请,按照待批申请、准申请、使用中车辆和未准申请分类列出,方便用户管理。该模块还能对已经准的申请进行撤销,对已经在使用中的车辆进行收回或修改,以及对未批准的请再度审批。
车辆维护管理分为车辆维护记录添加和查询两部分。车辆维护记录添加可以新建车辆维护记录。
车辆信息管理模块用来管理车辆的基本信息,可添加新车辆,也可对已有的车辆信息进行修改和删除,还可查看每辆车的预定情况。将所有车辆按照状态分类列出,方便用户查询和管理。

调度人员管理,车辆管理中可以指定车辆调度人员,车辆的申请信息都会发至车辆调度人员,调度人员可以处理申请,即批准或者不批准。这个模块实现的就是调度人员的选择。
公共通讯薄
公共通讯簿的主界面同“我的办公桌”下的“通讯簿”,公共通讯簿的设置在“系统管理”下的“公共事务设置”里。
组织结构信息
“组织机构信息”位于主菜单“公共事务”下面,包括三个菜单项。此功能可以查看本单位的单位信息和部门信息,还可以查看员工的信息及在线、外出情况。
 

信息交流
讨论区
讨论区的主题是由管理员设置的,设置方法详见“系统管理”下的“讨论区设置”。
讨论区可以是对全体员工开放,也可以是仅对某个部门开放。选择一个讨论区主题进入该讨论区。当有回复时,发帖人不能再删除帖子。管理员和版主可以看到匿名贴子的真实姓名。当用户以真实姓名发帖或回复发短消息,匿名时不发短信息提醒。
用户可通过点击右上角的“其它讨论区”返回讨论区列表。
网络会议
文本网络会议管理。
文本网络会议。进入网络会议,首先显示网络会议列表:
网络会议可以是对全体员工开放,也可以是仅对某个部门开放。点击会议主题,进入该会议。
网络会议以文字形式进行,操作方式与网上常见的聊天室是类似的。用户可通过点击网络会议界面右下角的“离开会场”可以返回网络会议列表。
互动会议。进入后,如未使用过Netmeeting,系统会自动提示进行Netmeeting 的设置。使用此功能需安装相关硬件如麦克风、摄像头等。
聊天室
点击聊天室即可进入该聊天室

聊天室的界面基本与网络会议相同,操作方式与网上常见的聊天室是类似的。用户可通过点击聊天室界面右下角的“离开聊天室”可以返回聊天室列表。
语音聊天室。集成MeChat 语音、视频聊天服务,只有安装了声卡和麦克风的计算机才能正常使用此功能。
公共文件柜
"公共文件柜"位于主菜单"信息交流"下,用于管理一定范围内的用户的共享文档。开放范围可以设为对某部门或指定人员开放,也可以设置为对全体开放。
首先,具有"公共文件柜设置"模块权限的人员在"系统管理"中的"公共文件柜设置"中定义文件夹,详情见"公共文件柜设置"。
网络硬盘
网络硬盘用于存储一些应用程序和文件,具有对文本和WORD文档全文检索、文件移动等功能,允许在线编辑Office文档。网络硬盘的路径设置和权限控制见“系统管理-〉交流设置-〉网络硬盘设置”。网络硬盘主要实现对服务器某些公开文件夹的直观理,可实现的功能有:上传、修改、编辑和删除等。
图片浏览
用户可在这个模块中预览某些图片,按照图片共享目录对图片进行分类。图片浏览的设置见“系统管理-〉交流设置-〉图片管理设置”。

系统管理
公共事务设置
考勤设置分为“排班管理”、“考勤数据管理”、“删除考勤数据”、“编辑考勤管理人员”、“设置免签人员”、“设置上下班登记时间段”和“设置节假日”。“排班管理”是用来设置单位考勤时间的,最多可以显示6次登记,并且可以设置公休日。
“考勤数据管理”和“删除考勤数据”用于方便地删除各项考勤的数据或者全部考勤数据。“编辑考勤管理人员”指定考勤的管理人员(在请假登记和外出申请时向“编辑考勤管理人员”中指定的人员申请)。“设置免签人员”就是设置某些人员可以不用上下班登记,不进行考勤记录“设置上下班登记时间段”,可以防止考勤作弊。
为了考勤数据中更加可靠的实现公平,考勤管理中具备“设置节假日时间”节假日不算入考勤中。
公共网址设置块用来管理公共网址,可在此模块添加、编辑和删除公共网址。
工作日志设置,主要是对工作日志进行锁定,就是在一定时间范围内,工作日志是不可修改的。时间范围是在某些日期范围内,日志是不允许修改的,天数范围是在今天以前的某些天数内,被设定为锁定。
在公共通讯簿设置中,可以自定义通讯簿的分组,并且可以实现索引和查询功能。
在“联系人分组”中,罗列着在“管理分组”中建立的组,点击每一个组的名称,就会在右边出现该组联系人信息并可以新建联系人。新建联系人的时候需要输入多个字段的联系人信息,但“性别”、“单位名称”、“手机”和“电子邮件”是出现在管理的首页上的。
索引的功能就是按照所新建的联系人的拼音首字母进行分开罗列,并不区分分组,查找关键字也是实现对联系人信息的快速查找。在管理分组的时候,可以批量的导入和导出联系人信息,便于保存和快速建立。
除了导入和导出的功能,通讯簿的自定义组在都可以设置该分组的开放范围和针对的角色或人员。
交流设置
内部讨论区设置。“内部讨论区设置”包括讨论区的新建、编辑和删除。
新建讨论区可以指定开放的范围、是否允许匿名和设定版主,版主具有对该讨论区的内容和帖子进行管理的权限。
文本聊天室设置。新建文本聊天室,聊天室和论坛的区别在于聊天的纪录是可以查阅和保存的。
创建的文本聊天室,都在“信息交流/聊天室/文本聊天室”中,点击其中的聊天室进入,可以看到之前聊天的聊天记录,记录可以在“文本聊天室设置”中删除。
公共文件柜设置包括公共文件夹的新建、编辑、删除、权限设置。
管理员可以指定文件夹的访问、管理、新建和下载/打印权限和所有者权限,设置都在“权限设置”中进行。
一般如果该文件夹有下级文件夹,下级文件夹默认继承上级文件夹的权限设置,也可以单独进行设置。
所有的权限都是可以按照部门、角色和人员的范围进行选择,其中访问权限指的是能在“信息交流/公共文件柜”中看到该文件夹的人员范围。管理权限是在可访问范围内,具备“编辑”、“删除”权限的人员范围。新建权限,是可访问的人员中具备新建和上传新文件和新建子文件夹的权限。下载/打印权限设置的是可访问人员中具备下载文件附件和打印文件的人员范围。所有者设置的是该文件夹的所有者,即可以在“信息交流/公共文件柜”该文件夹目录中设定该文件夹的访问权限、管理权限和新建权限。
短信提醒设置
短信提醒设置模块是设置一些模块的默认提醒功能,如下图所示,公告通知的内部短信默认提醒为选中状态,而手机短信默认提醒是为选中状态,那么在新建公告通知的时候,默认状态为用内部短信息提醒,而手机短信则是默认不提醒。
界面设置
界面设置是对系统的基本设置,包括界面设置和桌面模块设置两部分。界面设置设置系统的基本信息,桌面模块设置管理桌面模块。

菜单设置
该模块为用户提供一个自定义菜单的界面,使用户能够按照自己的特点与习惯更改菜单的名称,以及根据自己的需要添加自定义模块,挂接在OA系统中。用户新建菜单后,一定要注意进入“角色与权限管理”,在需要该菜单的角色中,将新建的菜单项勾上,如果设置的菜单只有一级菜单没有二级菜单,则会角色权限的修改不会保存。菜单的设置体现了OA系统可以灵活与别的软件实现挂接的功能。
点击“下一级”,可以编辑、添加和删除下一级菜单,界面和操作方法和上一级相同。
用户在自定义完菜单的时候建议检查一下菜单设置的有效性,点击“错误子菜单列表”按钮,则列出来所有设置不正确的子菜单。
自定义字段设置
系统代码设置主要是为了OA 系统中一些模块的类型多样化而设置。
系统代码设置
系统中某些功能模块的默认输入内容和条件有限,可能与用户实际情况有出入,在这里可以增加自定义的字段,增加的字段可以作为数据库中的查询和统计。
通过自定义字段,用户可对软件的部分功能进行定制,自定义字段模块可以到“系统代码设置”模块添加。

数据库备份
用来进行数据库优化、修复、备份、导入和升级,以及修正在线人数问题。
在进行该模块的任何操作前,请备份数据库,以策安全。
数据库管理分四个部分组成,第一个部分是数据库管理,这里包含检查、优、修复和数据库脚本导出几个功能,主要是针对数据库进行一些临时的修正和化,建议在进行优化与修复前,需进行数据库热备份。
数据库脚本导入和热备份,就是对数据库脚本的导入和导出两种功能,导出,将会罗列办公系统的所有数据库表,供用户有针对性的选择后导出。数据库热备份建议经常作,热备份其实就是将数据库文件整体备份出来,与冷备份不同的是,热备份出为一个“.sql”格式的文件。
修正在线人数,是针对可能出现的在线人员数不准确时,可以进行在线修正。
系统日志管理
系统日志模块提供对用户登录系统情况、访问量的统计、用户对OA 的部分操作记录进行查询和管理。
系统资源管理
该模块用来查询每个用户占用系统存储空间情况(邮件、个人文件柜)。允许管理员限制个人邮箱、个人文件柜的容量。资源回收模块可删除指定时间段的旧短信、旧邮件,以便释放所占用的空间。
系统资源查询中能看到部门的所有人在内部邮件和个人文件柜中占用的资源,并以列表方式显示。
系统资源管理中可以查询、监控和回收及设置系统资源。
系统访问控制
系统访问控制用来设定用户登录系统IP 规则和考勤IP 规则,限制用户只能从设定的IP 段登录和考勤。如果没有设置该规则,则允许用户从任意IP 段登录和考勤。(对于广域网使用的客户来说,最好不要设置,以免广域网无法登录。)
系统安全设置
为了系统的安全性,系统安全设置包括密码定时过期、登录错误次数制。
 

人力资源
人事档案
“人事档案” 位于主菜单“人力资源”下,包括三个菜单项:人事档案管理、人事档案查询和统计分析。
可以建立和查看每一位员工的人事档案,并根据单位的不同设定多样化的自定义档案信息,便于查询和管理。
人事档案管理:用户进入界面后,选择部门,点击需要编辑的人名,就可以修改员工的信息了,也可增加和更改员工照片,可导出人事档案,以Excel格式作为备份。
人事档案查询操作及界面和人事档案管理相同,不过在点击人名后不能编辑该员工信息,只能查看。
统计分析是针对已建立的员工档案进行统计和分析,包括:按年龄统计、按学历统计、按性别统计和按政治面貌统计,以分析图表的方式形象化的显示。

考勤管理
“考勤管理”位于主菜单“人力资源”下,包括3 个部分,依次列在主操作区页面上。
考勤审批
考勤审批是作为考勤管理人员才具有的功能,具有审批职权的用户,在这里可以看到不同部门的人向该用户提交的考勤审批请求。点击“批准”或者“不批准”就是审批。审批项目包括“今日外出审批”、“请假审批”和“出差审批”三项。
人员考勤记录
选择某个部门的人员,可以查看该用户的考勤记录。列于首页的是今日该人员的上下班登记和考勤统计查询
考勤查询与统计
考勤统计是统计一段时间之内该用户的考勤记录,该记录详细列出了用户的上下班统计、外出记录、请假记录和出差记录。考勤查询用于查询一段时间或者当天的人员上下班、外出、请假情况,其中对外出与请假记录可以执行删除操作。
劳资管理
“工资上报”位于主菜单“人力资源”下面,包括三个菜单项。“工资流程管理”、“财务工资录入”和“部门工资上报”。利用“工资流程管理”模块财务人员可以定义工资项目,新建工资上报流程,查看各部门工资上报的报表等。工资上报主要是为了解决一些企业为实现员工效益工资数据的收集而设计的。利用该模块管理人员可以输入员工的工资奖金信息,并直接发送给财务人员。
工资流程管理
工资项目定义:
输入项目名称、计算项需输入计算公式、上报项用于部门奖金等上报。
工资流程管理,新建工资流程:
财务工资录入
部门工资上报
用于部门奖金的上报。
设为默认值:有些工资项目数据可能所有的员工都是一样的,如果某一工资项目的值设为默认值后改值将自动的出现在后续员工输入的文本框中。
人员考核
人员考核功能模块可以实现对公司员工的各种考核如季考核、月考核等。考核的主要方式是给员工打分。具体的操作步骤:
第一步:考核项目设定,包括两个方面:考核指标集和指标集明细。考核指标集的作用解决企业内部员工考核的多样性,不同类型员工的考核项目不同。指标集明细,考核指标集的具体考核项目和每个考核项目评分范围。
输入考核指标集名称和考核指标集描述点击新建即可。
输入考核项目、分值范围点击添加即可。
注意:如果考核指标集已经被应用,如果对该考核指标明细进行修改则会影响到已应用的考核任务!
第二步:考核任务管理
新建考核任务:按照管理范围:由于考核人和被考核人都是多个,如果选中按照管理范围,每个考核人进行考核时只能考核自己管理范围内(在系统管理?用户管理中设定)的被考核人。如果不选中考核人进行考核时就对所有的被考核人进行考核。选取适当的考核指标集,下拉框中会显示上一步所建立的考核指标集。匿名:在查询考核数据时是否显示考核人名称。
管理已发布的考核任务
点击考核人、被考核人、考核项目指标集可以查看考核内容的具体情况。
状态:该考核任务是否终止还是生效,终止的考核任务不能进行考核和修改考核分数。
操作:对考核任务进行修改、删除、终止考核任务和恢复以终止的考核任务。
考核数据查询:
输入查询条件进行查询,查询结果。

点击考核人、被考核人、考核项目指标集进行查看。点击查阅查看考核分数。点击分值统计,设定分值段后点确定进行统计。
 
 

销售管理
销售管理模块主要是一个类似企业CRM 系统的管理模块,这其中涉及到客户
信息的管理、产品销售和供应商的管理。
客户关系
“客户关系”包括五个菜单项:客户基本信息管理、联系人信息管理、客户服务管理、综合查询和客户关怀。
客户基本信息管理
客户基本信息管理主要是实现新建客户信息和对客户的基本信息进行管理和查询。
新建客户信息的时候,要求用户输入客户的各种详细信息,以便以后查询,在这些详细信息中,有许多是需要用户自定义的字段,该字段的定义见于“系统管理管理->自定义字段设置”。
新建客户的时候,需要设定该客户是否共享,或者设定共享范围,在共享范围之外的人(销售主管除外)是看不到该客户的详细信息的。
联系人信息管理
联系人信息管理,联系人信息包括联系人的单位、姓名等信息,联系人信息管理包括新建和管理两项功能。
客户服务管理
客户服务管理和查询,主要包含客户服务记录的登记和客户服务日程安排。
新建客户服务记录见下图,新建后的客户服务记录可以在客户服务日程安排中查询到。
综合查询
综合查询包括客户查询和客户服务记录查询。查询条件由四个部分组成,分别是“销售部门、人员”、“客户信息”、“联系人信息”和“客户服务”,指定查询条件后点击查询即可获得查询结果。
销售管理
销售管理包括产品信息管理、销售合同管理、销售记录管理和综合查询四个部分。
产品信息管理
产品信息管理包括“产品管理”、“新建产品”、“服务性产品管理”和“新建服务性产品”四种功能。
产品管理的界面如下,可以对已经增加的产品进行查询和管理。
新建产品,包括新建产品的供应商和产品名称与产品信息,并可以自定义部分字段。自定义字段可以在“系统管理->自定义字段设置”菜单下进行设置。
服务型产品管理和新建,可以增加服务型的产品信息并且实现管理和查询功能。服务型的产品的新建和管理功能类似普通产品。
销售合同管理
销售合同管理主要是对单位的合同进行管理,主要包括新建和管理两个功能,查询功能针对具体的输入项进行查询,方便快捷的实现管理。
销售记录管理
销售记录管理与产品管理类似,主要涉及销售记录的客户名称等等,客户信息来自客户关系模块,产品信息来自产品信息管理。
综合查询
综合查询包括合同查询和销售记录查询。合同查询主要是对“销售部门、人员”、“合同信息”和“客户信息”的查询,
如果用户添加了自定义字段,还可以对这几个模块的自定义字段进行查询。销售记录查询与合同查询类似,主要涉及“销售部门、人员”、“销售信息”和“客户信息”的查询。
供应商
供应商包括:
供应商信息管理
供应商基本信息管理主要包括供应商基本信息的新建和查询以及编辑修改的功能。

新建供应商信息时,包含对供应商的各种详细的联系方式的建立。如上图所示。供应商查询管理,并可实现对供应商信息的编辑修改。
供应联系人管理
供应商联系人管理与客户关系模块中联系人管理类似,此处不再重复。
统计分析
统计分析主要针对以上三个模块的统计,包括客户统计、服务统计和销售统计。统计分析的作用是,在一个设定的范围内,分析得到某一个变量的比重。统计方式针对“销售部门、人员”、“客户类型”、“客户企业概况”等多种不同的方式进行统计分析。

选定范围后点击“确定”,出现如下图示。统计结果显示可以分柱状统计图或饼状统计图的方式显示出来。
客户服务统计、销售统计与客户统计类似,这里不再重复。
基础数据设置
销售主管指派的功能是指定销售主管,销售主管具有查看所有客户信息的权限,但是不可修改别的销售员的客户信息。

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